Audit projektovej dokumentácie

Počas realizácie štandardného projektu sa predpokladá vznik a kontinuálne spracovávanie projektovej dokumentácie, či už na strane dodávateľa riešenia, tak aj na strane zákazníka. Dokumentácia by mala odzrkadľovať aktuálny stav projektu z vecného pohľadu, vrátane ďalšieho postupu, harmonogramu projektu, míľnikov a výstupov projektu.

Pomerne často sa však v praxi stretávame, že aj pri rozsiahlejších projektoch je sprievodná projektová dokumentácia v nevyhovujúcom stave, absentujú zápisy zo stretnutí, harmonogram projektu sa priebežne neaktualizuje, poprípade a to je ešte horšie zákazník nemá k dispozícii informácie o skutkovom stave projektu z hľadiska postupov a výstupov implementácie riešenia.

Naša spoločnosť realizuje na základe Vašej požiadavky nezávislý  „Audit projektovej dokumentácie“. Uvedený zámer je dosiahnutý prostredníctvom podrobnej, hĺbkovej kontroly predprojektovej  a projektovej dokumentácie. Na to, aby bolo možné uskutočniť audit projektovej dokumentácie zákazníka, získanej v priebehu implementácie riešenia, je nevyhnutná úzka spolupráca so zákazníkom. Ďalším dôležitým predpokladom je nevyhnutný prístup ku kompletnej projektovej dokumentácií ako aj flexibilná súčinnosť pri zabezpečovaní dodatočne vyžiadaných podkladov a vysvetlení.

 Kroky realizácie: 

§    Oboznámenie sa s projektom, cieľ rozsah,riešenie, použitá implementačná metodológia, cena,

§ Zostavenie zoznamupotrebných podkladov pre realizáciu auditu zo strany spoločnosti In Vision,

§ Kontrola predloženýchdokumentov zo strany zákazníka,

§ Kontrola predloženejdokumentácie súvisiacej s prípravou a realizáciou výberového konania,

§ Kontrola kompletnejpredloženej projektovej dokumentácie vznikajúcej v priebehu realizácieprojektu,

§ Kontrola vykazovaniajednotlivých čiastkových dodávok z vecného a časového hľadiska,

§ Kontrola a vyhodnoteniejednotlivých míľnikov projektu,

§ Kontrola a posúdeniejednotlivých akceptačných kritérií,

§ Kontrola a oprávnenosťfinančného plnenia zo strany existujúceho dodávateľa,

§ Požiadavky na dodatočnédoplnenie ďalšej projektovej dokumentácie zo strany zákazníka,

§ Zostavenie správyo vecnej, časovej a finančnej kontrole projektu, ako aj návrh odporúčaní. 

Počas samotného priebehu auditu vykonávame viacero činností podľa vopred definovaných postupov.Výstupom „Auditu projektovej dokumentácie“ je prezentácia výstupu auditu spolu s dokumentom, ktorý popisuje a hodnotí stav projektovej dokumentácie z vecného, časového a finančného pohľadu spolu s odporúčaniami, upozorneniami a návrhmi.

Výstupom auditu projektovej dokumentácie jevypracovaná správa o vecnej, časovej a finančnej kontrole, ako ajnávrh odporúčaní.

Projektová dokumentácia má obsahovať : 

§ zmluva,
§ zakladacia listina, prípadne štartovacia listina,
§ zloženie tímov, role a zodpovednosti,
§ detailný časový harmonogram projektu,
§ rozsah, prípadne analýzu funkčných požiadaviek,
§ zápisy z workshopov,
§ návrh riešenia systému,
§ procesný model riešenia,
§ preberacie protokoly,
§ akceptačné protokoly,
§ testovacie postupyzákazníckych úprav,
§ dokument integrácie,
§ dokument migrácie,
§ prezenčná listina zoškolenia,
§ školiace materiály,
§ zápis zo stretnutia projektových tímov,
§ zápis zo stretnutia riadiacej komisie projektu,
§ zápis zo stretnutia,
§ požiadavka na zmenu, zmenové konanie,
§ hlásenie o chybe,
§ hlásenie o staveprojektu,
§ užívateľské príručky so zapracovanými funkčnosťami,
§ zápis o odovzdaní systému do produkčnej prevádzky,
§ akákoľvek ďalšia písomná komunikácia súvisiaca s projektom.