Rozhodnutie o výmene informačného systému je veľmi dôležité rozhodnutie, ktoré môže mať pre každú spoločnosť ďalekosiahle dôsledky . K príprave výberového konania je potrebné pristupovať veľmi zodpovedne, pričom je potrebné dodržiavať vopred stanovený postup. Ešte pred samotným formálnym zahájením výberového konania je potrebné si uvedomiť, že Vaša spoločnosť sa pripravuje na výber niečoho nehmotného, niečoho, čo dobre nepoznáme a nevieme si to pred samotnou kúpou odskúšať.
V etape prípravy výberového konania je potrebné vykonať niekoľko zásadných rozhodnutí a zrealizovať nižšie uvedené kroky:
- Stanovenie cieľa výberového konania,
- Definícia rolí projektového tímu,
- Vytvorenie projektového tímu na strane zákazníka,
- Časový harmonogram výberového konania
- Analýza existujúceho stavu,
- Popis vízie cieľového stavu,
- Príprava a špecifikácia zadávacieho dokumentu,
1. Stanovenie cieľa výberového konania.
Na úrovni vrcholového manažmentu spoločnosti je potrebné jasne a transparentne určiť dôvody výmeny podnikového systému., ako aj zadefinovať cieľový stav a ten popísať v jednotlivých bodoch.
2. Definícia rolí projektového tímu.
Pred samotným vytvorením projektového tímu na strane zákazníka je dôležité sa zaoberať samotným definovaním potrebných rolí pri výbere nového podnikového systému, tak aj v priebehu samotnej implementácie riešenia. Je potrebné si zadefinovať rolu vedúceho projektu ako aj rolu kľúčového užívateľa za jednotlivé oblasti, ako napríklad (účtovníctvo, skladové hospodárstvo, predaj, nákup, výroba controlling, ...). V rámci definovania samotných rolí je vhodné definovať osobu zodpovednú za prípravu dát určených na migráciu. Ak má spoločnosť k dispozícii pracovníka, ktorí pozná všetky procesy v rámci spoločnosti, je vhodné vytvoriť rolu koordinátora procesov.
3. Vytvorenie projektového tímu na strane zákazníka.
Po zadefinovaní jednotlivých rolí spoločnosť určí samotných členov projektového tímu s jasne definovanými právomocami a vymedzením časového rámca na riešenie priebehu výberového konania ako aj samotnej implementácie nového riešenia. Kvalitne navrhnutý tím je prvým krokom k úspešnej implementácií nového podnikového systému.
4. Časový harmonogram výberového konania.
Nasleduje fáza tvorby časového harmonogramu samotného priebehu výberového konania. V harmonogramu je potrebné kalkulovať s časom potrebným na prípravu zadávacieho dokumentu, prezentácie potenciálnych dodávateľov, referenčné návštevy, interné workshopy a iné aktivity súvisiace s priebehom výberového konania.
5. Analýza existujúceho stavu.
V rámci fázy prípravy výberového konania je potrebné klásť veľký dôraz na reálny popis existujúceho stavu v spoločnosti. Dokument by mal popisovať od organizačnej štruktúry spoločnosti, cez stručný popis procesov spoločnosti až po softvérové a hardvérové vybavenie. V rámci samotnej analýzy je dobré opísať aj počet dokladov spracovaných v priebehu roka v jednotlivých evidenciách. Samotný popis procesov, aspoň kľúčových je vhodné popísať aj z dôvodu jednoduchšej orientácie potenciálneho dodávateľa riešenia, vzhľadom na Vaše budúce požiadavky na nové podnikové riešenie.
6. Popis vízie cieľového stavu.
Počas popisu vízie cieľového stavu je dobré zadefinovať požiadavky na riešenie jednotlivých agend a k ním prislúchajúce požiadavky na funkčnosti. Ako príklad môžeme uviesť požiadavku na evidenciu náradia, kalibráciu, prípadne požiadavku na konsolidovanú účtovnú závierku, alebo aj obrátkovosť zásob. Definujte požadované prepojenia s ďalšími subsystémami (mzdy, webshop, ...). Popis cieľového stavu je veľmi dôležitý aj vzhľadom k oceneniu licencie a implementačných prác potenciálnymi dodávateľmi pre Vašu spoločnosť.
7. Príprava a špecifikácia zadávacieho dokumentu.
Poslednou fázou v rámci etapy prípravy výberového konania je špecifikácia a príprava zadávacieho dokumentu pre potenciálnych dodávateľov. Dokument obsahuje základné informácie o spoločnosti, analýzu existujúceho stavu, ako aj rámcové požiadavky na cieľový stav. Súčasťou dokumentu je aj časový rámec výberového konania, metodika vyhodnotenia, časový priebeh výberového konania a ďalšie informácie potrebné k príprave relevantnej cenovej ponuky zo strany potenciálnych dodávateľov na dodávku a implementáciu nového podnikového systému.
