Na čo si dávať pozor pri výbere ERP

Invision, poradenstvo a konzultácie

Realizácia výberového konania, Príprava výberového konania

Odčlenenie služieb IT, Konzultačné a poradenské služby

ERP, CRM, Služby, Cenník

Podnikový systém

Služby pre rôzne odvetvia

Príprava projektov a dokumentácie

 

Príprava výberového konania

V etape prípravy výberového konania je potrebné vykonať niekoľko zásadných rozhodnutí a zrealizovať nižšie uvedené kroky.
Viac info >>

Realizácia výberového konania

Samotný výberový proces je z pohľadu požiadaviek mimoriadne náročný na čas, ako aj zdroje spoločnosti.
Viac info >>

Riadenie projektu

Každá implementácia komplexného informačného systému (ERP), prípadne iného podnikového riešenia je realizovaná formou projektu
Viac info >>

Konzultačné a poradenské služby

Poskytujeme komplexné poradenské a konzultačné služby pri výbere, nasadzovaní prevádzke a následnej podpore informačného systému.
Viac info >>

ERP

Anketa

Splnil Váš dodávateľ Vaše očakávania v zmysle dohodnutého rozsahu, ceny a harmonogramu implementácie ?
áno
25%
skôr áno
19%
skôr nie
49%
nesplnil nič zo sľúbeného
7%
Celkový počet hlasov: 151
Na čo si dávať pozor pri výbere ERP

Výber nového informačného systému (Enterprise resource planning - ERP) je dôležitým rozhodnutím, ktoré so sebou nesie istú dávku rizika. Firma vstupuje do tohoto procesu s víziou zefektívnenia firemných procesov, skvalitnenia práce zamestnancov a pre manažment sa stáva významným nástrojom prinášajúcim kvalitné reportingové nástroje na operatívne aj strategické riadenie spoločnosti.

Zmena informačného systému (ERP) sa často dotýka všetkých zamestnancov podniku. Ich každodenná práca bude taká dobrá a efektívna, ako im to nový informačný systém a optimalizované podnikové procesy dovolia. Manažment podniku bude prostredníctvom systému samotného resp. jeho výstupov kontrolovať, analyzovať, rozhodovať či plánovať, čo môže mať priamy vplyv na budúcnosť pôsobenia spoločnosti na trhu. Rozhodujete o investícii, ktorá výrazne ovplyvní vašu firmu na niekoľko ďalších rokov.

Preto sme pre vás pripravili metodické odporúčanie, na základe ktorého by vaše rozhodnutie o voľbe vhodného informačného systému malo byť tou správnou strategickou investíciou pre vašu spoločnosť.

V súčasnosti situáciu na trhu ERP systémov komplikuje aj pomerne bohatý výber rôznorodých menších či väčších riešení, lokálnych, alebo nadnárodných, ktorých slabé stránky Vám vie priblížiť a upozorniť na možné riziká, Váš poradca pri výbere a implementácií riešenia. Vyvarujete sa tak odhaleniu slabých stránok nového riešenia až pri samotnej implementácií ERP.

1.  Dôkladne zmapujte vašu firmu a identifikujte podnikové procesy

Nasadenie nového informačného systému (ERP) má pre firmu strategický význam. Počas rastu firmy musí jej IS zvládať nové funkcie a musí sa vedieť primerane kapacitne prispôsobiť. Pri výbere nového systému by ste mali mať predstavu o tom, kam smeruje vaša firma a kde sa bude nachádzať v strednodobom časovom horizonte a podľa toho vhodne naformulovať  požiadavky na ERP.

Hovorte o prínose nového informačného systému pre vašu firmu. Je to oblasť riadenia, odhadu vývoja trhu a plánovania, reportingu, znižovania nákladov či dostupnosti a presnosti informácií ?

V rámci analýzy je tiež dôležité identifikovať kľúčové procesy vo firme a ich aktuálnosť. Tento bod býva kritický, pretože často dochádza k identifikácii procesov „na papieri“, ktoré sú len želaným odrazom skutočných, často veľmi komplikovaných, prípadne úplne nevhodných procesov. Spolu s identifikáciou procesov je potrebné identifikovať aj ich vlastníkov, ktorí sú za ne zodpovední.

Pokiaľ hneď na začiatku správne opíšete stav vašej firmy, smer jej vývoja a skutočné podnikové procesy, šanca na výber správneho informačného systému sa výrazne zvýši.

2. Zabezpečte podporu novému IS

Implementácia nového informačného systému je bez aktívnej podpory kľúčových pracovníkov vo firme odsúdená na neúspech. Je potrebné, aby prijatie nového ERP bolo podporené a primerane odkomunikované vlastníkom firmy, vrcholovým manažmentom a aby prebiehalo za aktívnej účasti kľúčových užívateľov, tak aj budúcich koncových používateľov a IT oddelenia firmy.

Aktívna podpora pracovníkov môže chýbať z rôznych príčin, ako napríklad: nedostatok informácií o novom systéme, nechuť zvykať si na nový systém alebo jednoducho ich vynechanie z procesu výberu nového informačného systému, prípadne počiatku  implementácie nového systému.

Pozitívny postoj zamestnancov k zmene IS sa dosahuje nielen dobrou informovanosťou zúčastnených, ale aj jasnou prezentáciou výhod aj prípadných rizík vyplývajúcich z implementácie nového IS. Vďaka podpore budúcich používateľov bude pre vás jednoduchšie uviesť nový ERP do života vašej firmy a v konečnom dôsledku aspoň čiastočne eliminovať rôzne komplikácie v priebehu implementácie nového ERP.

3.  Obráťte sa na skúseného externého poradcu


Pred samotným výberom nového IS je dôležité, aby ste sa zamerali na identifikáciu, popísanie a zadokumentovanie vašich firemných potrieb. Rozsah požadovaných funkčností ako aj použitá technológia a vývojové prostredie ERP sa budú odvíjať práve od definovaných potrieb firmy. Táto činnosť si vyžaduje značné  skúsenosti a vedomosti. Príprava a samotný výber nového IS je udalosť, ktorá sa vo firme odohráva len raz za niekoľko rokov, pričom však výrazne ovplyvní fungovanie firmy počas nasledujúceho obdobia rutinnej prevádzky nového ERP.

Odporúčame vám, aby ste si v tomto bode zaobstarali služby externého poradcu, konzultanta, nielen pre jeho skúsenosti, ale aj pre nadhľad resp. iný uhol pohľadu na vašu firmu a procesy.

Na to, aby sa vám spolupráca s konzultantom naozaj vyplatila je dôležité, aby sa dôkladne oboznámil s vašou firmou. Jednotlivých workshopov s konzultantom by sa malo zúčastniť najvyššie vedenie vašej firmy vrátane vedúcich jednotlivých oddelení (ako napr. sklad, výroba, financie, obchod). IT oddelenie by malo spolupracovať s konzultantom pokiaľ ide o vhodnosť databázového prostredia, operačných systémov a hardvéru.


Externý konzultant vám pomôže identifikovať firemné potreby a zabezpečí, aby sa tieto požiadavky zapracovali do návrhu na nový informačný systém.

4Definujte rozsah projektu a zdokumentujte svoje požiadavky


V predchádzajúcich krokoch ste stanovili potreby vašej firmy, teraz je dôležité aby boli jasne a zrozumiteľne spracované do požiadaviek na nový IS. V tomto bode sa vám opäť zídu skúsenosti externého poradcu. Mal by vedieť, ako správne formulovať požiadavky a špecifikácie na váš nový IS tak, aby vám dodaný IS vyhovoval a aby ste efektívne využívali jeho funkcionality. Spolu s konzultantom definujte rozsah celého projektu. Na základe už definovaných potrieb budete vedieť, ktorých oddelení a v akom rozsahu sa implementácia dotkne, ktorí pracovníci budú používateľmi nového IS a akým spôsobom ho budú využívať.

rada_4

Na záver vezme poradca do úvahy očakávané budúce iniciatívy a predloží návrhy, ako pretransformovať podnikové procesy do softvérových požiadaviek. Výsledkom by mal byť dokument, ktorý obsahuje kompletný zoznam funkčnosti na podporu procesov v rámci rozsahu projektu. Okrem toho by mal konzultant zdokumentovať požadované kľúčové charakteristiky na riešenie, ako sú požiadavky na údržbu, mieru prispôsobenia či ďalšie doplnenie funkčnosti.

5. Spolu s poradcom identifikujte správne riešenia

Dôkladne zvážte, či je vašu spoločnosť treba vyvíjať informačný systém a jeho aplikácie na mieru, alebo vaše potreby uspokojí informačný systém na báze štandardných riešení.

Kvalita a spoľahlivosť produktu na báze štandardného „All In One“ riešenia je overená použitím v praxi. Upravenie základných modulov pre vaše potreby skráti implementáciu ERP, obmedzí riziká jeho zlyhania a zníži celkové náklady na IS v porovnaní s vývojom a dodávkou ERP „šitého “ na mieru.


Optimálnym riešením je odvetvové (segmentové) riešenie, ktoré už zohľadňuje príslušné odvetvové špecifiká na základe skúseností získaných pri nasadzovaní daného ERP v podobných podnikoch a jeho nasadenie je potom veľmi rýchle.


Dobre navrhnuté a na implementované ERP riešenie vám okrem splnenia základných požiadaviek kladených na moderné ERP riešenia poskytuje aj možnosti, ktoré sú pre vašu firmu z hľadiska podnikania kľúčové. Takto nový IS poskytuje vašej firme konkurenčnú výhodu, ktorá jej pomôže efektívnejšie napĺňať požiadavky kladené trhom. Umožní vám získať pred vašou konkurenciou náskok, pričom čas, ktorý by predtým vaši zamestnanci venovali napr. zdĺhavému vytváraniu reportov, môžu teraz venovať vývoju nového produktu alebo plánovaniu vstupu na nový trh.

Dôležitou súčasťou výberu optimálneho riešenia je aj zohľadnenie jeho investičnej náročnosti vrátane pravidelnej podpory zo strany dodávateľa riešenia. Tu nezabudnite zohľadniť okrem finančnej a časovej náročnosti, aj náročnosť na zamestnancov vašej firmy.

6. Skontrolujte si referencie a žiadajte demonštráciu riešenia

Referencie sú dôležitou súčasťou výberu dodávateľa vášho nového ERP. Ak je to možné, navštívte vybraných zákazníkov, ktorí pôsobia v tej istej alebo podobnej oblasti ako vy a majú nasadené podobné odvetvové riešenie, o aké máte záujem. Taktiež je dobré zatelefonovať vybraným zákazníkom potenciálneho dodávateľa a informovať sa o priebehu implementácie v ich prípade. Osobitne sa informujte na dodržanie vopred dohodnutého funkčného, časového a rozpočtového rámca.

Na základe zoznamu vašich požiadaviek si pripravte list na hodnotenie výsledkov, ktorý vám pomôže vyhodnotiť slabé a silné stránky ponúkaného riešenia. Demonštrácia by mala simulovať spôsob, akým systém funguje. Informácie by mali byť prezentované v logickej postupnosti. Na správne pochopenie schopností a možností ponúkaného riešenia, by sa mala samotná prezentácia realizovať prostredníctvom ukážok živého systému na vopred pripravených demonštračných dátach. Vyvarujte sa slide show prezentácií. Demonštrácia by mala takisto zvýrazniť nové problémy, na ktoré ste možno doteraz nebrali taký ohľad. To možno zmení aj váš pohľad na definované priority. Pýtajte sa na všetko, čo vás bude zaujímať. Vyvarujte sa implementátorov, ktorí vám ponúkajú demo verziu produktu, aby ste si ju sami vyskúšali. Bez dobrého školenia takéto cvičenie obvykle nemá žiadny zmysel a je len stratou času.

7. Urobte konečné rozhodnutie

Konečné rozhodnutie o výbere konkrétneho IS by malo byť podporené všetkými účastníkmi výberového procesu. Za vybraným riešením by mal stáť vlastník, manažment, IT oddelenie a tiež vykonávatelia procesov, ktorých sa implementácia nového IS bude týkať. Jednotná podpora všetkých zúčastnených vytvorí dobré podmienky pre ďalší náročný krok – implementáciu zvoleného riešenia a jeho uvedenie do praxe.

    


Dobrý a kvalitný informačný systém podporí úspešnosť vášho podnikania a pri správnej implementácii bude jedným z kľúčových zdrojov konkurenčných výhod vášho podniku. Skúsenosti konzultantov hovoria, že investície do podnikového informačného systému sú z pohľadu ROI (návratnosti investícií) jedny z najlepších.